E-fatura ve e-arşiv fatura nedir? Küçük işletmeler için sade rehber

Kısa cevap

E-fatura, Gelir İdaresi Başkanlığı'nın (GİB) e-fatura sistemine kayıtlı iki mükellef arasında düzenlenen elektronik faturadır. Hem satıcı hem alıcı sisteme kayıtlıysa fatura e-fatura olarak gider.

E-arşiv fatura ise e-fatura sistemine kayıtlı olmayan birine (bireysel müşteriye ya da e-fatura kullanıcısı olmayan bir firmaya) düzenlenen elektronik faturadır. Müşteriye e-postayla ya da kâğıt çıktı olarak iletilir.

Yani soru "hangisini kullanayım" değil, "karşımdaki kim?" sorusudur. E-fatura sistemine kayıtlı bir işletme, alıcı da kayıtlıysa e-fatura, değilse e-arşiv fatura düzenler.

Kimler geçmek zorunda?

E-fatura zorunluluğu 509 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ve sonraki değişiklikleriyle belirlenir. Genel kural şudur: belirli bir hesap döneminde brüt satış hasılatı, tebliğde belirlenen eşiği aşan mükellefler, izleyen yılın belirlenen tarihinden itibaren e-fatura uygulamasına geçmek zorundadır. Kaynaklarda genel eşik son yıllarda 3 milyon TL olarak aktarılmaktadır; internet üzerinden satış yapanlar gibi bazı faaliyetler için daha düşük eşikler ve ayrı kurallar vardır.

Zorunlu olmasan da e-fatura sistemine isteğe bağlı olarak geçebilirsin. Müşterilerinin büyük kısmı kurumsal firmaysa, onların seninle e-fatura üzerinden çalışmak istemesi geçişi zorunluluktan önce gündeme getirebilir.

E-fatura uygulamasına geçen mükellefler, e-fatura kullanıcısı olmayan alıcılara düzenleyecekleri faturalar için de e-arşiv fatura uygulamasını kullanır. Kısacası e-fatura kullanıcısı olduğunda, kestiğin faturaların neredeyse tamamı elektronik olur.

Temel ve ticari fatura senaryosu

E-faturada iki senaryo vardır:

• Temel fatura: Fatura alıcıya iletilir; alıcının sistem üzerinden kabul ya da red yanıtı vermesi beklenmez. İtiraz gerekiyorsa sistem dışı yollarla yapılır.
• Ticari fatura: Alıcı, faturayı sistem üzerinden kabul ya da red edebilir. Bu yanıt için tanınan süre GİB düzenlemelerinde belirtilmiştir.

Küçük işletmeler genelde temel senaryoyla başlar. Müşterin faturaya sistem üzerinden itiraz edebilmek istiyorsa ticari senaryo konuşulur.

Fatura nasıl kesilir? Üç yöntem

E-belge düzenlemek için üç yol vardır:

1. 01
   GİB portalı: GİB'in ücretsiz portalı üzerinden faturayı elle düzenlersin. Az sayıda fatura kesen işletmeler için uygundur, ama başka bir yazılımla otomatik bağlantı kurmaz.
2. 02
   Özel entegratör: GİB'den izin almış bir şirket faturayı senin adına sisteme iletir. Çoğu ön muhasebe ve e-ticaret yazılımı özel entegratörlerle çalışır. Ücretlidir; fiyatlandırma genelde kontör (belge adedi) üzerindendir.
3. 03
   Doğrudan entegrasyon: Kendi bilgi işlem sistemini GİB'e bağlamak. Büyük işletmeler içindir; teknik ve yasal gereksinimleri yüksektir.

Küçük işletmelerin çoğu için gerçekçi seçim, ikinci yöntemdir: satışı kaydettiğin yazılım faturayı bir özel entegratöre gönderir, sen her siparişi elle yeniden yazmazsın.

Fatura üzerinde neler olmalı?

E-belge de bir faturadır; Vergi Usul Kanunu'nun fatura için aradığı bilgiler burada da gerekir. Pratikte en çok hata yapılan alanlar:

• Alıcının vergi ya da T.C. kimlik numarası: Bireysel müşteride kimlik numarası istenmeyen durumlar için uygulamada belirlenmiş kurallar vardır; mali müşavirine sor.
• KDV oranı ve tutarı: Her satır için doğru oran. Oranlar ve hesaplama yöntemi için KDV hesaplama rehberine bak, KDV hesaplama aracıyla da kontrol edebilirsin.
• Fatura tarihi ve saati: Teslim ya da hizmet tarihine uygun olmalı.
• İnternet satışı bilgileri: İnternetten yapılan satışlarda e-arşiv faturada ek bilgiler (örneğin ödeme şekli, gönderim bilgisi) istenir.

Düzenledikten sonra: iptal, iade, saklama

Yanlış kesilmiş bir e-faturayı silemezsin; düzeltme için iade faturası ya da (koşullar uygunsa) iptal süreci işler. E-arşiv faturalarda iptal için GİB'in belirlediği süreler ve kurallar vardır. Bu yüzden faturayı kesmeden önce bilgileri bir kez kontrol etmek, sonradan düzeltmekten çok daha ucuzdur.

Elektronik belgeler de yasal saklama sürelerine tabidir. Özel entegratör kullanıyorsan saklamayı genelde o üstlenir; sözleşmende bunu kontrol et.

Sık yapılan beş hata

1. 01
   Alıcının e-fatura mükellefi olup olmadığını kontrol etmeden e-arşiv kesmek.
2. 02
   Aynı satış için iki kez fatura düzenlemek (biri elle, biri yazılımdan).
3. 03
   KDV dahil fiyatı KDV hariç gibi girip tutarı yanlış hesaplamak.
4. 04
   İade gelen siparişin faturasını iade faturasıyla kapatmamak.
5. 05
   Fatura ile tahsilatı eşleştirmemek; ay sonunda hangi faturanın ödendiği belli olmaz.

Tahsilat tarafını ön muhasebe ve taksit takibi rehberinde anlattık.

Örnek senaryolar

Kavramlar somut örneklerle daha kolay oturur.

Senaryo 1 — Bir kuaför, bireysel müşteri. Kuaför e-fatura mükellefi. Müşterisi bireysel bir kişi, e-fatura sistemine kayıtlı değil. Kuaför e-arşiv fatura düzenler ve müşteriye e-postayla ya da isterse çıktı olarak verir.

Senaryo 2 — Bir mobilya atölyesi, kurumsal müşteri. Atölye bir otele dolap üretiyor. Otel işletmesi e-fatura sistemine kayıtlı. Atölye de mükellefse e-fatura düzenlenir ve fatura otelin e-fatura posta kutusuna sistem üzerinden gider. Otelin muhasebesi faturayı ticari senaryoda kabul ya da red edebilir.

Senaryo 3 — Bir online mağaza. Pazaryerinden ve kendi sitesinden bireysel müşterilere satış yapıyor. Satışların neredeyse tamamı için e-arşiv fatura düzenlenir; internet satışına ilişkin ek bilgiler faturada yer alır. Arada kurumsal bir müşteri sipariş verirse ve e-fatura sistemine kayıtlıysa, o sipariş için e-fatura düzenlenir.

Senaryo 4 — Henüz e-fatura mükellefi olmayan küçük bir işletme. Eşiğin altında kalan ve isteğe bağlı geçiş yapmamış bir işletme kâğıt fatura düzenlemeye devam edebilir, ya da GİB'in portalı üzerinden e-arşiv fatura kesebilir. Büyüdükçe eşiği izlemek ve geçişi zamanında planlamak gerekir.

Geçiş için zaman planı

E-faturaya geçecek bir işletmenin genelde şu adımları vardır:

1. 01
   Mali müşavirle zorunluluk ve geçiş tarihini netleştirmek.
2. 02
   Yöntemi seçmek: portal, özel entegratör ya da doğrudan entegrasyon.
3. 03
   Mali mühür ya da elektronik imza gibi gerekli araçları edinmek.
4. 04
   Başvuruyu yapmak ve hesabın açılmasını beklemek.
5. 05
   Satış yaptığın yazılımı e-belge sağlayıcısına bağlamak.
6. 06
   İlk faturaları dikkatle kontrol etmek.

Bu süreç birkaç hafta sürebilir; son güne bırakmamak en önemli kuraldır.

Era'da e-fatura

Era'nın Faturalar modülü numaralı faturaları ve iade faturalarını, her satırında vergisiyle tutar; Vergi modülü oranları ürün tipine göre uygular. Bir siparişin e-arşiv ya da e-fatura olarak düzenlenmesi Entegrasyonlar modülündeki e-belge bağlantılarıyla yapılır: Paraşüt, Uyumsoft ve Logo (eLogo). Fatura, Finans modülündeki anlaşmaya ve tahsilata bağlanır; böylece hangi faturanın ödendiği tek bakışta görünür.

Sohbetten de çalışır: "Dün kargoya verilen ama faturası kesilmemiş siparişleri listele" dediğinde Era bu listeyi kendi kayıtlarından çıkarır; fatura düzenleme yetkisi olmayan bir üye bu işlemi başlatamaz.

Özet

• Karşındaki e-fatura sistemine kayıtlıysa e-fatura, değilse e-arşiv fatura.
• Zorunluluk brüt satış hasılatı eşiğine ve faaliyete göre belirlenir; güncel eşiği GİB'den kontrol et.
• Küçük işletme için en pratik yol, satış yazılımının bir özel entegratörle çalışması.
• Faturayı tahsilatla eşleştir; ay sonu mutabakatı buna bağlı.