Küçük işletmeler için ön muhasebe: tahsilat ve taksit takibi

Ön muhasebe ile muhasebe arasındaki fark

Muhasebe, mali müşavirinin işidir: yasal defterler, beyannameler, vergi. Ön muhasebe ise işletmenin günlük para hareketlerini düzenli tutmasıdır: kime ne sattın, kim ne ödedi, kimin ne kadar borcu kaldı, hangi gider ne zaman ödenecek. Ön muhasebe düzgün tutulursa mali müşavirinin işi kolaylaşır; daha önemlisi, sen işletmenin nakit durumunu ay sonunu beklemeden görürsün.

Bu yazı ön muhasebenin en çok aksayan kısmına odaklanıyor: tahsilat. Satış yapıldı ama para henüz gelmedi; ya da bir kısmı geldi, kalanı taksitlerle gelecek. İşletmelerin büyük kısmı bu bilgiyi bir defterde, bir Excel dosyasında ya da hafızasında tutar ve ay sonunda sürprizlerle karşılaşır.

Önce dört kavramı ayır

Tahsilat takibinin karışmasının nedeni çoğu zaman kavramların karışmasıdır. Şu dördünü ayrı tut:

Tahsilat bir taksite dağıtılır. Müşteri 3.000 TL yerine 4.500 TL öderse, fazlası bir sonraki taksite sayılır. Bu dağıtımı yapmadığında, "bu ay ödedi mi?" sorusu ile "toplamda ne kadar borcu kaldı?" sorusu farklı cevaplar verir.

Taksit planını baştan yaz

Taksit planı satış anında yazılmalı ve müşteriyle paylaşılmalıdır. Planın içinde:

• Toplam tutar ve peşinat,
• Taksit sayısı, tutarları ve vade tarihleri,
• Ödeme yöntemi (nakit, havale, kart),
• Gecikmede ne olacağı

bulunmalı. Plan yazılı olduğunda hatırlatma yapmak da kolaylaşır; "geçen ay konuşmuştuk" yerine "15 Kasım vadeli 3.000 TL'lik taksitiniz" diyebilirsin.

Tahsilatı aynı gün kaydet

En basit ve en çok ihmal edilen kural: para geldiği gün kaydedilir. Havale ertesi gün bankada görülür, nakit kasaya girer, kart ödemesi POS'ta görünür. Hangisi olursa olsun, tahsilat aynı gün ilgili müşterinin ilgili taksitine işlenmeli.

Kayıt yaparken şu bilgileri tut:

1. 01
   Tarih,
2. 02
   Tutar,
3. 03
   Yöntem (nakit, havale, kart, çek),
4. 04
   Hangi anlaşmaya ve taksite ait olduğu,
5. 05
   Kim tarafından alındığı.

Beşinci madde küçük ekiplerde önemsiz görünür ama kasa farkı çıktığında ilk sorulan sorudur.

Vade takibi: haftalık değil günlük

Vadesi geçen alacak, beklendikçe tahsili zorlaşan alacaktır. Her sabah iki listeye bak:

• Bugün vadesi gelenler: Kısa bir hatırlatma gönder.
• Vadesi geçmiş olanlar: Gecikme gün sayısına göre sırala; en eskiden başla.

Hatırlatma dili kibar ve net olmalı:

Gecikme 7, 15 ve 30 günü geçtiğinde tonu ve kanalı değiştir: önce mesaj, sonra telefon, sonra yüz yüze görüşme. Aynı müşteriye aynı gün birden fazla kişinin ulaşmaması için kimin aradığını kaydet.

Giderleri de aynı yerde tut

Tahsilat tek başına nakit durumunu göstermez. Kira, maaş, tedarikçi ödemeleri ve vergiler de vadesiyle birlikte aynı yerde durmalı. Böylece "önümüzdeki 30 günde ne girecek, ne çıkacak?" sorusuna tek bakışta cevap verebilirsin. Tekrarlayan giderleri (kira, abonelikler) bir kez tanımlayıp her ay kendiliğinden oluşmasını sağlamak unutma riskini kaldırır.

Ay sonu: üç rapor yeter

Ay sonunda karmaşık raporlara gerek yok. Şu üçü işletmenin tahsilat sağlığını gösterir:

1. 01
   Açık alacaklar listesi: Müşteri, toplam bakiye, en eski vadesi geçmiş tarih.
2. 02
   Bu ayın tahsilatları: Yönteme göre dağılım (nakit, havale, kart).
3. 03
   Önümüzdeki 30 günün vadeleri: Gelecek tahsilatlar ve çıkacak giderler.

Bu üç raporu mali müşavirinle de paylaşabilirsin; fatura ve tahsilat kayıtlarının uyumu onun işini hızlandırır.

Fatura ile tahsilatı bağla

Fatura ile tahsilat aynı şey değildir. Fatura kesilmiş ama tahsil edilmemiş olabilir; ya da peşinat alınmış ama fatura henüz düzenlenmemiştir. İkisi arasında bağ kurulmadığında, mali müşavirin ay sonunda tek tek eşleştirme yapmak zorunda kalır. E-fatura ve e-arşiv fatura arasındaki farkı e-fatura rehberimizde anlattık. KDV dahil ve hariç tutarların nasıl hesaplandığını merak ediyorsan KDV hesaplama rehberine bak.

Örnek: bir dil kursunun ay sonu

Altı sınıfı ve yaklaşık 120 öğrencisi olan bir dil kursu düşünelim. Kayıtların çoğu dört taksitle yapılıyor; bir kısmı peşin ödüyor, birkaç kurumsal müşteri faturayla ve 30 gün vadeyle çalışıyor.

Eski düzende ay sonu şöyle geçiyordu: sekreter bir Excel dosyasında kimin ödediğini işaretliyor, banka hesap dökümünü tek tek kontrol ediyor, havale açıklamasında öğrenci adı yazmayanları bulmak için veli arıyor, kurucu da "bu ay ne kadar tahsilat bekliyoruz?" sorusuna ancak iki gün sonra cevap alıyordu.

Yeni düzende her kayıt bir anlaşma, her taksit bir vade tarihi. Para geldiği gün tahsilat ilgili taksite işleniyor. Her sabah iki liste var: bugün vadesi gelenler ve vadesi geçenler. Ay sonunda üç sayı tek ekranda: bu ay tahsil edilen, bu ay vadesi gelip tahsil edilemeyen ve önümüzdeki 30 günde vadesi gelecek tutar.

Bu düzenin en büyük kazancı zaman değil, erken uyarıdır. Vadesi 15 günü geçen bir veliyle o hafta konuşmak, üç ay sonra birikmiş üç taksit için konuşmaktan çok daha kolaydır.

Sık yapılan hatalar

1. 01
   Havale açıklamasını serbest bırakmak. Velilerden ya da müşterilerden ödeme açıklamasına belirli bir kod (öğrenci adı, sözleşme numarası) yazmalarını iste.
2. 02
   Kısmi ödemeyi "ödendi" saymak. 3.000 TL'lik taksite gelen 2.000 TL, taksiti kapatmaz; kalan 1.000 TL görünür olmalı.
3. 03
   Nakit tahsilatı ertesi güne bırakmak. Kasa farkının en yaygın nedeni budur.
4. 04
   Hatırlatmayı yalnız gecikmeden sonra göndermek. Vade gününde gönderilen nazik bir hatırlatma, gecikmenin büyük kısmını önler.
5. 05
   Giderleri ayrı bir defterde tutmak. Nakit durumunu görmek için gelen ve giden para aynı yerde olmalı.

Era'da tahsilat ve taksit

Era'nın Finans modülü bu yazıdaki kavramları birebir taşır: bir müşteriyle anlaşma açarsın, taksitleri planlarsın, gelen tahsilatı kaydedip taksitlere dağıtırsın; iade, indirim ve komisyon da aynı modülde. Vadesi yaklaşan ve geçen taksitler için hatırlatmalar başlatılabilir. Giderler kategori, onay ve ödeme durumuyla tutulur; tekrarlayan giderler her dönem kendiliğinden oluşur.

Faturalar modülü numaralı faturaları ve iade faturalarını tutar; bir anlaşmadan fatura kesebilir, faturayı ödendi olarak işaretleyebilir ya da anlaşmadan kapatabilirsin. Raporlar satış ve finans raporlarını hangi rolün görebileceğiyle birlikte gösterir ve e-postayla düzenli gönderilebilir.

Sohbetten de sorabilirsin: "Vadesi 15 günü geçen taksitleri listele" ya da "Bu ay nakit ve havale tahsilatı ne kadar?" Era cevabı kendi kayıtlarından ve senin yetkinle verir; finans kayıtlarını görme yetkisi olmayan bir ekip üyesi bu soruların cevabını göremez.

Günlük kontrol listesi

1. 01
   Dünkü tahsilatların hepsi doğru taksite işlendi mi?
2. 02
   Bugün vadesi gelenlere hatırlatma gitti mi?
3. 03
   Vadesi 7 günü geçenler arandı mı, sonuç kaydedildi mi?
4. 04
   Kasadaki nakit ile kaydedilen nakit tahsilat tutuyor mu?
5. 05
   Bu hafta ödenecek giderler belli mi?