Pilates stüdyosu ve spor salonu için paket ve seans takibi

Paket nedir, üyelik nedir?

Stüdyolar iki tür ürün satar ve bunları karıştırmak takibi bozar:

• Paket: Belirli sayıda seans hakkı. "8 ders paketi", "10 reformer seansı". Her katılımda bir hak düşer. Genelde bir son kullanma tarihi vardır.
• Üyelik (abonelik): Belirli bir süre boyunca erişim. "Aylık sınırsız", "yıllık üyelik". Seans sayılmaz, süre sayılır; her dönem yenilenir.

Bazı stüdyolar ikisini birleştirir: "Aylık üyelik, ayda 8 derse kadar." Bu durumda hem süre hem seans sayılır. Hangisini sattığını net tanımlamak, müşteriye ve ekibe aynı cevabı vermenin ilk şartıdır. Aylık üyelik ve tekrarlayan ödemeyi üyelik ve abonelik tahsilatı rehberinde ayrıca ele aldık.

Paketin kurallarını yaz

Her paket için şu soruların cevabı baştan yazılmalı:

Rakamlar örnektir; kendi stüdyona göre belirle. Önemli olan, bu kuralların satış anında müşteriye gösterilmesi ve sistemin bunları otomatik uygulamasıdır. Elle uygulanan kural, her seferinde istisna ister.

Seans nasıl düşer?

Seans düşürmenin iki yolu vardır:

1. 01
   Rezervasyonda: Müşteri derse yer ayırdığında hak düşer; iptal kuralı içinde iptal ederse geri gelir.
2. 02
   Yoklamada: Ders sonunda katılanlar işaretlenir, hak o zaman düşer.

İkinci yol daha adil görünür ama eğitmenin her ders sonunda yoklama almasını gerektirir. Birinci yol daha otomatiktir. Hangisini seçersen seç, gelmeme durumunda ne olacağı kurala bağlı olmalı.

Seans düştüğünde müşterinin kalan hakkını görebilmesi tartışmaların çoğunu bitirir. "8 seanstan 5'i kullanıldı, 3 kaldı, son tarih 30 Kasım" bilgisi müşterinin hesabında ya da her rezervasyon onayında görünmeli.

Grup dersi programı ve kontenjan

Grup derslerinde paket takibi, ders programıyla birlikte düşünülmeli:

• Haftalık program: Hangi gün, hangi saat, hangi eğitmen, hangi ders.
• Kontenjan: Reformer sayısı ya da salon kapasitesi kadar yer.
• Bekleme listesi: Dolu derste iptal olursa sıradakine yer açılır.
• Tek seferlik iptal: Eğitmen hastalandığında yalnız o haftanın dersi iptal edilir, seri devam eder; rezervasyonu olanlara haber gider, hakları geri gelir.

Kontenjan dolu derse "bir kişi daha alalım" istisnası, alet sayısı sınırlı reformer derslerinde mümkün değildir. Sistem buna izin vermemeli.

Özel ders ve eğitmen takvimi

Özel dersler randevu mantığıyla çalışır: müşteri, eğitmenin boş saatlerinden birini seçer. Burada randevu sisteminin kuralları geçerlidir: çalışma saatleri, aralar, izinler, hangi eğitmenin hangi dersi verdiği. Kurulumu kuaför randevu rehberinde ayrıntısıyla anlattık; aynı adımlar stüdyolar için de geçerli.

Hatırlatma ve gelmeme

Grup derslerinde gelmeme, yalnız stüdyonun değil, bekleme listesindeki diğer öğrencinin de kaybıdır. Derse bir gün önce kısa bir hatırlatma ve tek tıkla iptal bağlantısı göndermek, boşalan yerin başkasına geçmesini sağlar. Ayrıntılar gelmeyen müşteriyi azaltma rehberinde.

Paketin bitmesine yakın da bir hatırlatma gönder: "Paketinizde 1 ders kaldı, yenilemek ister misiniz?" Bu mesaj hem müşteriye hizmettir hem de yenileme satışının en doğal anıdır.

Satış ve tahsilat

Paket satışında ödeme peşin, taksitli ya da kartla olabilir. Her durumda:

• Paket satışı müşterinin kaydına bağlanmalı,
• Tahsilat aynı gün kaydedilmeli,
• Taksitli satışta taksit planı yazılmalı (tahsilat ve taksit rehberi),
• Fatura ya da fiş düzenlenmeli.

Online paket satışı yapıyorsan, müşterinin paketi web sitesinden satın alıp hemen rezervasyon yapabilmesi en akıcı yoldur.

Raporlar

Ayda bir şu sayılara bak:

1. 01
   Satılan paket sayısı ve türleri.
2. 02
   Kullanım oranı: Satılan seansların yüzde kaçı kullanıldı?
3. 03
   Süresi dolan haklar: Kullanılmadan süresi dolan seans sayısı.
4. 04
   Yenileme oranı: Paketi biten müşterilerin yüzde kaçı yeni paket aldı?
5. 05
   Ders doluluk oranı: Hangi saatler dolu, hangileri boş?

Doluluk oranı düşük saatleri programdan çıkarmak ya da farklı bir derse çevirmek, eğitmen maliyetini doğrudan etkiler.

Örnek: reformer stüdyosunda bir ay

Altı reformer aleti ve üç eğitmeni olan bir stüdyo düşünelim. Haftada 40 grup dersi, her derste en fazla altı kişi. Satılan ürünler: 4, 8 ve 12 derslik paketler ve özel ders paketi.

Ay başında stüdyo paket kurallarını yeniden yazıyor: 8 derslik paket 45 gün geçerli, dersten 12 saat öncesine kadar iptalde hak geri geliyor, haber vermeden gelinmeyen derste hak düşüyor, sağlık raporuyla bir kez 14 güne kadar dondurma.

Rezervasyon: Öğrenciler derslere online yer ayırıyor. Dolu derslerde bekleme listesi çalışıyor; iptal olduğunda sıradaki öğrenciye haber gidiyor. Eğitmen hastalandığında yalnız o günün dersi iptal ediliyor, rezervasyonu olanlara bildirim gidiyor ve hakları geri yükleniyor.

Yoklama: Ders sonunda eğitmen yoklama alıyor. Gelmeyenler işaretleniyor.

Ay sonunda üç sayıya bakılıyor: paketlerdeki seansların kullanım oranı, süresi dolan haklar ve ders saatlerinin doluluk oranı. Akşam 19.00 dersleri her zaman dolu ve bekleme listesi uzun; öğle 13.00 dersleri yarı boş. Stüdyo öğle dersini haftada iki güne indirip akşama bir ders ekliyor.

Sık yapılan hatalar

1. 01
   Kuralları satıştan sonra söylemek. Son kullanma ve iptal kuralı paketi satarken gösterilmeli.
2. 02
   Seansı elle düşürmek. Elle tutulan sayım er geç yanlış çıkar.
3. 03
   Dondurmayı kuralsız vermek. Her istisna bir sonraki tartışmanın emsali olur.
4. 04
   Kontenjanı aşmak. Reformer sayısı kadar yer; fazlası güvenlik sorunudur.
5. 05
   Paketi biten öğrenciyi unutmak. Yenileme hatırlatması gitmediğinde öğrenci çoğu zaman sessizce bırakır.

Era'da paket ve ders

Era'nın Paketler modülü hizmet ve dersleri bir araya getiren, seansları sayılan paketleri tutar: paket oluşturulur, kapsamı belirlenir, satıştan kaldırılır; her kullanımda bir seans düşer, gerekirse seans geri verilir. Müşteri kendi paketinden de seans kullanabilir.

Grup dersleri modülü haftalık programı kontenjan, eğitmen, rezervasyon ve yoklamayla tutar: bir dersin haftalık saati eklenir, seri bitirilir, tek bir oturum iptal edilir; müşteri online yer ayırır, yoklama alınır. Özel dersler Randevular modülünde eğitmenin müsaitliğine göre açılır.

Paketin satışı ve tahsilatı Finans modülünde, aylık üyelikler Abonelikler modülünde tutulur; abonelik dönemi geldiğinde yenilenir, duraklatılabilir ya da iptal edilir. Hepsi tek Müşteri kaydına bağlıdır.

Sohbetten de sorabilirsin: "Paketinde bir ders kalan öğrencileri listele" ya da "Geçen ay en boş kalan üç ders saati hangileri?" Pilates stüdyoları için Era sayfasında hazır kurulumu görebilirsin.

Kontrol listesi

1. 01
   Paket ve üyelik ürünlerini ayrı tanımla.
2. 02
   Her paketin seans sayısı, kapsamı, son kullanma, dondurma ve iptal kuralı yazılı.
3. 03
   Seansın rezervasyonda mı yoklamada mı düşeceği belli.
4. 04
   Grup derslerinde kontenjan ve bekleme listesi çalışıyor.
5. 05
   Müşteri kalan hakkını görebiliyor.
6. 06
   Paket bitmeden yenileme hatırlatması gidiyor.
7. 07
   Aylık kullanım, yenileme ve doluluk raporuna bakılıyor.