Kuaför randevu sistemi nasıl kurulur? Adım adım rehber

Randevu defterinden neden vazgeçmelisin?

Çoğu salon randevuyu üç yerde tutar: tezgâhtaki defter, ustanın telefonu ve WhatsApp yazışmaları. Üç kaynak birbirini görmediği için aynı saate iki müşteri yazılır, iptaller deftere geçmez, kimin hangi boyayı kullandığı bir sonraki ziyarette hatırlanmaz. Sorun yazılım eksikliği değil, tek bir doğru kaynağın olmamasıdır.

Online randevu sistemi bu tek kaynağı kurar: müşteri boş saati kendisi görür, ekip takvimi herkes için aynıdır, hatırlatma kendiliğinden gider. Ama sistemin işe yaraması, kurmadan önce verdiğin birkaç karara bağlıdır. Aşağıdaki sırayla ilerlersen geri dönüp düzeltmen gereken çok az şey kalır.

1. Hizmet listesini süreleriyle birlikte çıkar

Randevu sisteminin kalbi hizmet listesidir. Burada iki hata çok sık yapılır: hizmetleri fazla ayrıntılandırmak (aynı işin beş çeşidi) ve süreleri gerçekte olduğundan kısa yazmak.

Her hizmet için şu dört bilgiyi yaz:

• Ad: Müşterinin anlayacağı dille. "Dip boya" ya da "Kısa saç kesimi" gibi.
• Süre: Ortalama değil, rahat bir süre. Fön dahil 45 dakika sürüyorsa 45 yaz.
• Ara süre: Boya işlemlerinde beklemeyi, temizlik ve hazırlığı ayrı düşün. Bekleme sırasında koltuk başka bir kısa işe açılabiliyorsa bunu not et.
• Fiyat: Sabitse yaz; saç uzunluğuna göre değişiyorsa "başlangıç fiyatı" olarak göster.

2. Kim hangi hizmeti veriyor?

Her usta her işi yapmaz. Keratin bakımını yalnız iki kişi yapıyorsa, sistem keratin isteyen müşteriye yalnız o iki kişinin boşluklarını göstermelidir. Bu eşleştirmeyi baştan yapmazsan, müşteri uygun olmayan birine randevu alır ve telefonla düzeltmek zorunda kalırsın.

Bir tablo hazırla: satırlarda çalışanlar, sütunlarda hizmetler. İşaretlediğin her kutu, o kişinin takviminde o hizmetin açılacağı anlamına gelir.

3. Çalışma saatlerini, araları ve izinleri gir

Sistemin boş saat hesaplayabilmesi için üç katman bilgi gerekir:

1. 01
   Salonun açık olduğu saatler: Örneğin hafta içi 10.00–20.00, pazar kapalı.
2. 02
   Her çalışanın kendi saatleri: Salon açık olsa da Mert salı günleri 14.00'te başlıyor olabilir.
3. 03
   İstisnalar: Resmî tatiller, bayram arifeleri, yıllık izinler ve öğle arası.

İzinleri sisteme girmek, takvimi elle kapatmaktan daha güvenlidir; izin onaylandığında o günün boşlukları kendiliğinden kapanır ve kimse "o gün yoktum" telefonu açmaz.

4. Online randevu kurallarını belirle

Müşterinin kendi randevusunu almasına izin verirken birkaç sınır koy:

• En erken randevu: Aynı gün için en az kaç saat önceden randevu alınabilir? İki saat makul bir başlangıçtır.
• En ileri tarih: 30 ya da 60 gün sonrasına kadar açmak yeterli; daha uzağı iptal oranını artırır.
• İptal ve değişiklik süresi: Müşteri randevusunu kaç saat öncesine kadar kendisi iptal edebilir?
• Aynı anda kaç kişi: Koltuk ya da oda sayın sınırlıysa kapasiteyi gir; yoksa iki usta aynı koltuğa yazılır.

Bu kuralları web sitende ve randevu sayfanda açıkça yaz. Kurallar görünür olduğunda tartışma azalır.

5. Hatırlatmaları ve gelmeyen müşteriyi planla

Gelmeyen müşteri (no-show) salonlar için görünmez bir kayıptır: boş kalan bir saat geri gelmez. En etkili önlem basittir: randevudan bir gün önce hatırlatma göndermek ve iptali kolaylaştırmak. Müşteri tek tıkla iptal edebiliyorsa, gelmemek yerine iptal eder ve sen o saati başkasına açabilirsin.

Hatırlatma metni kısa olmalı:

Hatırlatma göndereceğin kanal için müşteriden izin aldığından emin ol. Randevu hatırlatması bir hizmet bildirimidir; ama aynı kanaldan kampanya göndermek istiyorsan ticari elektronik ileti onayı gerekir. Bu ayrımı ticari ileti ve İYS rehberimizde anlattık.

Sürekli gelmeyen müşteriler için de bir kuralın olsun. Üçüncü kez haber vermeden gelmeyen birinden kapora istemek ya da online randevuyu kapatmak, salonun geri kalan müşterilerine karşı adil olanıdır. Bu konuyu ayrıntılı olarak gelmeyen müşteriyi azaltma rehberinde ele aldık.

6. Kapora alacak mısın?

Uzun süren ve malzeme gerektiren işlemlerde (gelin saçı, keratin, ombre) kapora almak yaygın ve makuldür. Karar verirken şunları düşün:

• Kapora tutarını hizmet bedelinin küçük bir kısmı olarak tut.
• İade koşulunu baştan yaz: "24 saat öncesine kadar iptalde iade edilir" gibi.
• Kaporayı aldığında randevunun üzerine işaretle; kasada "bu müşteri ödemiş miydi?" sorusu kalmasın.

7. Müşteri kartını zenginleştir

Randevu sisteminin asıl kazancı zamanla ortaya çıkar: her ziyaret müşterinin kartına not düşer. Kullanılan boya numarası, alerji bilgisi, tercih ettiği usta, son ziyaret tarihi. Altı ay sonra gelen müşteriye "geçen sefer 6.1 ile 7.3 karıştırmıştık" diyebilmek, sadakati en çok artıran şeydir.

Müşteri kartında kişisel veri tuttuğun için bu bilgilerin kim tarafından görülebileceğine dikkat et. Sağlıkla ilgili bir not (alerji gibi) özel nitelikli veri sayılabilir; ayrıntısı için KVKK rehberimize bak.

8. Paket ve seans satıyorsan

Salonların çoğu "5 fön 4 fiyatına" ya da aylık bakım paketi satar. Bunu defterde tutmak, kalan seans sayısında anlaşmazlığa yol açar. Paketi sisteme bir ürün olarak tanımla, her randevuda bir seans düşsün ve müşteri kalan hakkını görebilsin. Paket ve seans takibinin ayrıntıları paket ve seans rehberinde.

Örnek: üç ustalı bir salonun ilk haftası

Somut bir örnekle düşünelim. Moda'da üç ustalı bir kuaför: Ayşe boya ve keratin uzmanı, Mert yalnız kesim ve fön yapıyor, Selin her işe bakıyor ama salı ve çarşamba öğleden sonra çalışmıyor. Salon hafta içi 10.00–20.00, cumartesi 10.00–18.00 açık.

Pazartesi hizmet listesi çıkarılıyor: on iki hizmet yerine yedi hizmetle başlanıyor. "Dip boya" 90 dakika, ama ilk 40 dakikadan sonra boyanın beklediği 30 dakikada Ayşe'nin takvimi kısa bir fön için açık bırakılıyor. Salı çalışan–hizmet tablosu dolduruluyor ve Selin'in iki öğleden sonrası kapatılıyor. Çarşamba online randevu kuralları belirleniyor: en erken iki saat sonrası, en ileri 45 gün, iptal 12 saat öncesine kadar serbest, gelin saçı ve keratin için kapora.

Perşembe mevcut müşteri listesi temizlenip içe aktarılıyor; 640 satırın 85'i mükerrer çıkıyor. Cuma randevu bağlantısı Instagram profiline, Google İşletme Profili'ne ve WhatsApp açıklamasına ekleniyor. Cumartesi ilk online randevular geliyor; telefonla gelen randevular da aynı takvime yazılıyor.

İlk hafta sonunda bakılacak üç şey var: kaç randevu online geldi, hangi saatler boş kaldı ve hatırlatma gönderilen randevulardan kaçı iptal edildi ya da taşındı. İptal sayısının artması kötü haber değildir; iptal edilen her saat, haber verilmeden boş kalacak bir saatin önceden boşalmasıdır. Bu üç sayıyı dört hafta izlemek, kuralları (en erken randevu süresi, kapora gereken hizmetler, hatırlatma zamanı) salonun gerçek ritmine göre ayarlamanı sağlar.

Era'da bu kurulum nasıl görünüyor?

Era'da yukarıdaki adımların her biri bir modülde karşılık bulur ve hepsi aynı müşteri kaydını kullanır:

• Randevular online randevuyu çalışma saatlerine, aralara, izinlere ve kapasiteye göre açar. Müşteri randevusunu kendisine gelen bağlantıdan iptal edebilir ya da taşıyabilir; gelmeyenler işaretlenir, gerekirse online randevuya kapatılır, kapora durumu randevunun üzerinde tutulur.
• Müsaitlik çalışma saatlerini, özel günleri, izin taleplerini ve hangi hizmeti kimin verdiğini tutar.
• Katalog hizmetlerini süre ve fiyatıyla saklar.
• Hatırlatmalar, Gelen kutusuna bağladığın WhatsApp veya SMS kanalından gider; bağlı kanal yoksa e-postayla. Müşteri hatırlatma istemediğini söylerse o kişi için kapatılır.
• Paketler seansları sayar.

Kurulumu ekranlarla tek tek yapabilir ya da sohbet kutusuna "Salonumda üç usta var, şu hizmetleri veriyoruz" diye yazıp Era'nın taslağı hazırlamasını isteyebilirsin. Era bunu senin bağladığın Claude, Codex veya Antigravity aboneliğiyle ya da kendi API anahtarınla yapar. Kuaförler için Era sayfasında hazır kurulumun ayrıntıları var.

Kurulum kontrol listesi

1. 01
   Hizmet listesi süre, ara süre ve fiyatla hazır.
2. 02
   Çalışan–hizmet eşleştirmesi yapıldı.
3. 03
   Salon saatleri, çalışan saatleri ve izinler girildi.
4. 04
   Online randevu kuralları (en erken, en ileri, iptal süresi, kapasite) belirlendi ve sitede yazıyor.
5. 05
   Hatırlatma metni ve kanalı seçildi, müşteri izinleri kontrol edildi.
6. 06
   Kapora ve gelmeyen müşteri kuralı yazıldı.
7. 07
   Mevcut müşteri listesi içe aktarıldı.
8. 08
   Randevu bağlantısı Instagram profiline, Google İşletme Profili'ne ve WhatsApp açıklamasına eklendi.

Son adımı atlama: randevu bağlantısını müşterinin zaten baktığı yere koymazsan, sistem kurulmuş ama kullanılmıyor olur. Google'daki görünürlük için Google İşletme Profili rehberimize göz atabilirsin.