Fiyat teklifi nasıl hazırlanır ve takip edilir?

Teklif bir fiyat değil, bir karardır

Müşteri teklifi okurken üç soruya cevap arar: Ne alıyorum? Ne kadar ödeyeceğim? Ne zaman? Bu üç sorunun cevabı net olan teklifler daha hızlı kabul edilir. Belirsiz kalan her nokta ise bir telefon, bir e-posta ve çoğu zaman bir indirim talebi demektir.

İyi bir teklifin bölümleri

1. Başlık bilgileri

• İşletmenin adı, adresi, vergi bilgileri ve iletişim bilgisi,
• Müşterinin adı ya da şirket adı,
• Teklif numarası ve tarihi,
• Geçerlilik süresi: "Bu teklif 15 gün geçerlidir." Malzeme fiyatlarının değiştiği dönemlerde bu satır seni korur.

2. Kısa özet

Bir iki cümleyle işin ne olduğu: "Kadıköy'deki dairenizin mutfak dolaplarının ölçüye göre üretimi ve montajı." Müşteri teklifi patronuna ya da eşine iletirken ilk okunan kısım burasıdır.

3. Kalemler

Her satırda ne yapılacağı, miktar, birim fiyat ve tutar. Kalemleri müşterinin anlayacağı dille yaz. "MDF lake kapak 18 mm, 12 adet" teknik ama anlaşılır; "Malzeme" tek satırı ise şüphe uyandırır.

Rakamlar örnektir; amaç satırların nasıl yazılacağını göstermektir.

4. Toplamlar ve KDV

Ara toplam, indirim (varsa), KDV ve genel toplam ayrı satırlarda görünsün. Fiyatların KDV dahil mi hariç mi olduğunu açıkça yaz. Kurumsal müşterilere KDV hariç fiyat ve "KDV hariçtir" ibaresi yaygındır; bireysel müşteriye toplam ödenecek tutarı göstermek karışıklığı önler. Hesabın ayrıntısı için KDV hesaplama rehberine bak.

5. Kapsam dışı olanlar

En çok tartışmayı önleyen bölüm budur: "Tezgâh, ankastre cihazlar ve elektrik tesisatı fiyata dahil değildir." Sonradan "bu da dahil sanıyordum" diyen müşteri, teklifte yazanı gösterdiğinde haklı olduğunu kabul eder.

6. Ödeme ve teslim koşulları

• Peşinat oranı ve kalan ödemenin zamanı,
• Teslim ya da işin bitiş süresi,
• Garanti koşulları.

Taksitli çalışıyorsan taksit planını teklife ekle; kabulden sonra tahsilat takibini ön muhasebe rehberinde anlattığımız gibi yürütürsün.

7. Kabul yolu

Müşteri teklifi nasıl kabul edecek? İmzalı bir kopya mı, e-postayla onay mı, bir bağlantıya tıklamak mı? Kabul yolu kolay olduğunda karar hızlanır.

Sık yapılan hatalar

1. 01
   Geçerlilik süresi yazmamak. Üç ay sonra kabul edilen teklif, maliyetlerin değiştiği bir dönemde zarar ettirebilir.
2. 02
   KDV durumunu belirsiz bırakmak. Kabulden sonra "KDV hariç miydi?" tartışması çıkar.
3. 03
   Kapsam dışını yazmamak.
4. 04
   Revizyonları üst üste yazmak. Müşteri hangi versiyonu kabul ettiğini bilmez. Her revizyon yeni bir versiyon olmalı.
5. 05
   Gönderip unutmak. Takip edilmeyen tekliflerin büyük kısmı, müşteri karar veremediği için sessizce kaybolur.

Gönderdikten sonra: takip

Teklif gönderildiği an satış süreci bitmez, yeni bir aşamaya girer.

1. 01
   Gönderdiğin gün: Müşteriye kısa bir mesajla teklifin ulaştığını ve sorusu olursa arayabileceğini söyle.
2. 02
   2–3 gün sonra: "Teklifi inceleme fırsatınız oldu mu? Değiştirmemi istediğiniz bir şey var mı?"
3. 03
   Geçerlilik bitmeden önce: "Teklifimiz cuma günü geçerliliğini yitiriyor; bu fiyatı korumak isterseniz haber verin."

Her takipte müşterinin cevabını ve itirazını kaydet. "Fiyat yüksek", "zamanlama uymuyor", "başka teklif bekliyorum" gibi itirazlar bir sonraki teklifini şekillendirir.

Revizyon

Müşteri değişiklik istediğinde mevcut teklifi silip yeniden yazma; yeni bir versiyon oluştur. Versiyon numarası (v1, v2) ve tarih, hangi teklifin kabul edildiğini tartışmasız kılar.

Kabulden sonra

Kabul edilen teklif; işin planına, faturaya ve tahsilat planına dönüşür. Bu geçiş elle yapılırsa kalemler yeniden yazılır ve hata riski artar. Teklifteki kalemlerin faturaya aynen taşınması zaman kazandırır.

Teklifleri ölç

Ayda bir şu üç sayıya bak:

• Kabul oranı: Gönderilen tekliflerin yüzde kaçı kabul edildi?
• Karar süresi: Teklif ile kabul arasında ortalama kaç gün geçiyor?
• Kayıp nedenleri: Kaybedilen tekliflerde en sık itiraz ne?

Kabul oranı düşük ama karar süresi kısaysa fiyatlamayı, kabul oranı iyi ama karar süresi uzunsa takip düzenini gözden geçir.

Örnek: bir tadilat firmasının teklif süreci

Banyo ve mutfak yenileme yapan küçük bir firma düşünelim. Ayda yaklaşık 30 teklif veriyor, bunların bir kısmı işe dönüşüyor.

Keşif: Müşteri formdan ya da telefonla talep bırakıyor. Usta keşfe gidiyor, ölçüleri ve fotoğrafları alıyor. Keşif notları müşteri adayının kaydına ekleniyor.

Teklif: Ofis, keşif notlarından iki seçenekli bir teklif hazırlıyor: "standart" (yerli seramik, standart armatür) ve "önerilen" (ithal seramik, gömme rezervuar). Her seçenekte malzeme ve işçilik ayrı satırlarda, kapsam dışı olanlar (elektrik tesisatı, kapı değişimi) açıkça yazılı. Teklif 10 gün geçerli; çünkü seramik ve armatür fiyatları sık değişiyor.

Takip: Teklif gönderildiği gün kısa bir mesaj, üçüncü gün bir telefon, geçerlilik bitmeden iki gün önce bir hatırlatma. Müşteri "standart seçeneği biraz daha uygun fiyata yapabilir misiniz?" diye soruyor; firma fiyatı düşürmek yerine kapsamı değiştiriyor (duşakabin yerine duş perdesi) ve yeni bir versiyon gönderiyor.

Kabul: Müşteri bağlantıdan teklifi kabul ediyor. Kalemler değişmeden işin planına ve tahsilat planına dönüşüyor: %40 peşinat, kalan iş bitiminde.

Ay sonu: Firma kabul oranına ve kayıp nedenlerine bakıyor. Kaybedilen tekliflerin önemli bir kısmında neden "zamanlama" çıkıyor; firma bir sonraki ay tekliflerde başlangıç tarihi seçeneklerini öne çıkarmaya karar veriyor.

Bu akışın her adımı aynı müşteri kaydına bağlı olduğunda, "bu müşteriye ne teklif etmiştik, ne konuşmuştuk, ne kadar ödedi?" soruları tek yerden cevaplanır.

Era'da teklif

Era'nın Teklifler modülü teklifi PDF'i ve müşterinin kabul ya da red edebileceği bir bağlantıyla birlikte gönderir. Taslak düzenlenir, e-postayla gönderilir, kabul ya da red olarak işaretlenir ya da geri çekilir; geçerlilik süresi dolan teklifler kendiliğinden düşer. Müşteri değişiklik istediğinde teklif yeni bir versiyona dönüştürülür; teklif şablonları ve kopyalama ile benzer teklifler hızla hazırlanır.

Kalemler Katalog'daki ürün ve hizmetlerden gelir, vergi oranı kendiliğinden uygulanır. Teklif, Satış modülündeki müşteri adayına ve tek Müşteri kaydına bağlıdır. Kabulden sonra Finans'ta bir anlaşma ve taksit planı açılır, Faturalar anlaşmadan kesilir.

Sohbetten de çalışır: "Geçen hafta gönderdiğimiz ama cevap gelmeyen teklifleri listele" ya da "Bu teklifin %10 indirimli yeni bir versiyonunu hazırla". Era ikinci işi bir taslak olarak hazırlar; göndermek senin onayınla olur. Profesyonel hizmetler ve ev ve saha hizmetleri sayfalarında teklif akışının sektöre göre nasıl kurulduğunu görebilirsin.

Kontrol listesi

1. 01
   Teklif numarası, tarih ve geçerlilik süresi var.
2. 02
   Özet iki cümleyi geçmiyor.
3. 03
   Kalemler müşterinin anlayacağı dilde.
4. 04
   KDV dahil mi hariç mi açıkça yazıyor.
5. 05
   Kapsam dışı olanlar yazıldı.
6. 06
   Ödeme, teslim ve garanti koşulları belli.
7. 07
   Kabul yolu kolay.
8. 08
   Takip tarihleri takvimde.