Trendyol'da satış yapanlar için sipariş ve stok takibi

Sorun sipariş değil, stok sayısı

Bir pazaryerinde satış yapmanın en sık görülen kazası "stokta var görünen ama rafta olmayan" üründür. Müşteri sipariş verir, sen ürünü bulamazsın, sipariş iptal edilir. Pazaryerleri iptal oranını satıcı performansının bir parçası olarak izler; iptaller arttıkça mağaza puanın ve görünürlüğün etkilenebilir. Kuralların ayrıntısı pazaryerine göre değişir, ama yön aynıdır: söz verdiğin stoğu tutabilmelisin.

Bu kazanın kaynağı neredeyse her zaman aynıdır: stok birden fazla yerde tutulur. Trendyol panelinde 12, Hepsiburada'da 12, kendi sitende 10, depodaki gerçek sayı 9. Her kanal kendi sayısını bilir; hiçbiri diğerinin sattığını görmez.

Tek stok, çok kanal: temel kural

Çözümün özü basit: stok tek bir yerde tutulur, kanallara oradan dağıtılır. Pazaryerleri ve web sitesi stoğun sahibi değil, vitrinidir. Bir kanalda satış olduğunda merkezdeki sayı düşer ve yeni sayı bütün kanallara gönderilir.

Bunu kurmak için şu sırayı izle:

1. 01
   Ürün listeni temizle. Her ürünün ve her varyantın (beden, renk) tek bir stok kodu (SKU) olsun. Trendyol'daki "barkod" ile kendi sistemindeki kod aynı ürünü göstermeli.
2. 02
   Gerçek sayımı yap. Eşitlemeye yanlış sayıyla başlarsan yanlışı bütün kanallara dağıtırsın. Bir akşam rafı say.
3. 03
   Ana stok kaynağını seç. Bu bir tablo, bir ön muhasebe programı ya da bir iş yazılımı olabilir; önemli olan tek olması.
4. 04
   Kanalları ana kaynağa bağla. Pazaryerlerinin satıcı API'leri bunun için vardır; elle güncelleme ancak çok az ürünle sürdürülebilir.
5. 05
   Güvenlik payı bırak. Hızlı satan ürünlerde kanallara gerçek stoğun bir eksiğini göstermek, iki kanalda aynı anda gelen siparişlerin çakışmasını önler.

Sipariş akışını sabitle

Stok eşitlendikten sonra ikinci iş, siparişin geldiği andan kargoya verildiği ana kadar her adımın aynı sırayla yürümesidir. Küçük bir ekipte bile şu dört durum yeterlidir:

Pazaryerinin kendi durumları farklı adlarla görünebilir; önemli olan senin tarafındaki akışın her kanal için aynı olması. Trendyol siparişi ile kendi sitenden gelen sipariş aynı listede, aynı durumlarla görünmeli.

Kargo: takip numarası tek yerde

Pazaryerleri kargo sürecini kendi anlaşmalı firmalarıyla yönetebilir ya da kendi kargo anlaşmanla göndermene izin verebilir. Hangisini kullanırsan kullan, takip numarasının siparişin üzerinde durması gerekir. Müşteri "kargom nerede" diye yazdığında cevabı aramaman gerekir.

Kendi gönderilerinde ücretin nasıl hesaplandığını bilmek de önemli: kargo firmaları paketin ağırlığı ile hacim ağırlığından (desi) büyük olanı ücretlendirir. Desi hesabını ve paketleme önerilerini kargo ve desi rehberimizde anlattık; desi hesaplama aracıyla da kendi paketini ölçebilirsin.

İadeleri ayrı izle

İade, stoğun en sessiz kaçağıdır. Dönen ürün rafa koyulur ama sisteme işlenmez; ya da işlenir ama satılamayacak durumdadır. İade geldiğinde üç soruyu cevapla:

• Ürün satılabilir durumda mı? Evetse stoğa geri ekle.
• Hasarlı mı? Ayrı bir "kusurlu" sayımında tut, satılabilir stoğa ekleme.
• İadenin nedeni ne? Aynı üründe tekrarlayan "beden uymadı" ya da "fotoğraftaki gibi değil" iadeleri ürün sayfasının düzeltilmesi gerektiğini söyler.

Kârı sipariş başına gör

Ciro yükselirken kârın düşmesi pazaryerlerinde sık görülür. Komisyon, hizmet bedelleri, kargo, iade maliyeti ve KDV birlikte hesaplanmadığında, çok satan ürün aslında zarar ettiriyor olabilir. Bunu pazaryeri komisyonu ve net kâr rehberinde örnek hesaplarla gösterdik; pazaryeri kâr hesaplama aracı kendi rakamlarınla hesaplamanı sağlar.

Faturayı unutma

Her pazaryeri satışı için müşteriye fatura düzenlenir. E-fatura ya da e-arşiv fatura mükellefiyetin varsa, siparişle fatura arasındaki bağlantının kurulu olması gün sonu mutabakatını kolaylaştırır. E-belge türlerinin farkını e-fatura ve e-arşiv rehberinde anlattık.

Sık yapılan altı hata

Pazaryerinde satışa yeni başlayan ya da ikinci kanalı ekleyen işletmelerde aynı hatalar tekrar eder. Bunları baştan bilmek, birkaç haftalık düzeltme işini önler.

1. 01
   Varyantı tek ürün olarak açmak. Aynı tişörtün beş bedenini tek stok kodunda toplamak, hangi bedenin bittiğini görünmez kılar. Her beden ve renk ayrı bir stok kalemi olmalı.
2. 02
   Kampanya stoğunu ayırmamak. Pazaryerinin indirim kampanyasına katıldığında satış hızı birkaç katına çıkabilir. Kampanya öncesinde güvenlik payını büyüt ya da kampanyaya ayırdığın adedi sınırla.
3. 03
   Fotoğraf ve açıklamayı her kanalda ayrı düzeltmek. Ürün bilgisini tek yerde tutup kanallara oradan gönder; aksi hâlde bir kanalda düzelttiğin hata diğerinde kalır.
4. 04
   "Hazırlanıyor" durumunda unutulan siparişler. Kargoya verilme süresini aşan siparişler pazaryerinde gecikme olarak sayılabilir. Her sabah bir günden eski "hazırlanıyor" siparişlerine bak.
5. 05
   İade gelen ürünü kontrol etmeden stoğa eklemek. Hasarlı bir ürünün yeniden satılması, ikinci bir iadeye ve olumsuz bir yoruma dönüşür.
6. 06
   Kâr hesabını ciroyla yapmak. Ciro, komisyon, kargo ve iade düşülmeden bir şey söylemez.

Örnek bir gün

Seramik ürünler satan iki kişilik bir atölye düşün. Sabah 09.00'da gece gelen 14 sipariş tek listede: 9'u Trendyol'dan, 3'ü Hepsiburada'dan, 2'si kendi sitesinden. Stok merkezde düştüğü için gece boyunca hiçbir kanalda olmayan ürün satılmamış. 10.00'a kadar siparişler paketleniyor, takip numaraları siparişlere ekleniyor ve müşterilere bildirim gidiyor. Öğleden sonra iki iade geliyor; biri satılabilir durumda ve stoğa dönüyor, biri kırık ve kusurlu sayımına ekleniyor. Akşam beş dakikalık kontrolde en çok satan ürünün stoğu güvenlik payının altına inmiş; üretim listesine ekleniyor. Bütün gün boyunca hiçbir panelde elle stok güncellenmiyor.

Era'da sipariş ve stok

Era'da pazaryerleri Entegrasyonlar modülünden bağlanır: Trendyol, Hepsiburada, Amazon, n11, Çiçeksepeti ve Etsy'nin yanında Shopify, WooCommerce, ikas, Ticimax ve IdeaSoft gibi mağaza altyapıları da listede. Bağladığın kanalın siparişleri, ürünleri ve stoğu Era'daki kendi kayıtlarınla eşleşir; sipariş Mağaza modülünde diğer kanallardan gelenlerle aynı listede görünür, müşteri tek bir Müşteri kaydına bağlanır.

Mağaza modülü stok sayımını, depoları, kargo bölgelerini, siparişin onayından gönderimine kadar olan adımları ve takip numarasını tutar. Kargo firmalarından Yurtiçi, Aras, MNG, Sürat ve HepsiJet bağlantıları da aynı modülde.

Sohbet tarafında da işe yarar: "Bu hafta Trendyol'da iadesi en çok olan üç ürün hangisi?" ya da "Stoğu beşin altına düşen ürünleri listele" diye sorduğunda Era cevabı kendi kayıtlarından çıkarır. E-ticaret ve perakende sayfamızda bu kurulumun bütününü görebilirsin.

Haftalık kontrol listesi

1. 01
   Panel stoğu ile raf sayımı arasındaki fark, en çok satan on üründe sıfır mı?
2. 02
   "Yeni" durumunda bir günden uzun bekleyen sipariş var mı?
3. 03
   Takip numarası girilmemiş kargo var mı?
4. 04
   Gelen iadelerin hepsi stoğa ya da kusurlu listesine işlendi mi?
5. 05
   Bu haftanın en çok satan ürününün sipariş başına net kârı ne?

Bu beş soruya her hafta beş dakikada cevap verebiliyorsan, sipariş ve stok takibin oturmuş demektir.